Verjaring en verval van vakantiedagen. Bijsluiter gewenst!

HR Advies 27 maart 2019 3 min. leestijd

“Zijn deze vakantiedagen niet vervallen?!”, was de eerste reactie van een klant. “Want bij zijn uitdiensttreding is het al 1 juli geweest en dit gaat dan toch nog over vakantiedagen van vorig jaar?!” Dit lijkt in eerste instantie een terechte redenering, maar er zitten meer haken en ogen aan. De aanleiding van deze reactie is de afwikkeling van de uitdiensttreding van medewerker Simon per 1 augustus 2019. De klant heeft een collectieve vakantieperiode in augustus vastgesteld, wat voor Simon tot gevolg heeft dat hij niet meer in de gelegenheid kan worden gesteld om de resterende vakantiedagen op te nemen.

 

Het aantal openstaande vakantiedagen wordt hiermee een discussiepunt. Volgens de medewerker zou het gaan om 24 vakantiedagen die nog niet zijn opgenomen. Volgens onze klant gaat het echter om 11 vakantiedagen. Het grote verschil in visie met betrekking tot het aantal vakantiedagen zorgt ervoor dat wij worden verzocht de klant met deze kwestie te helpen en duidelijkheid te verschaffen.

 

Nadat wij dieper op deze kwestie zijn ingegaan, blijkt dat Simon over het huidige jaar tot 1 augustus (2019) in totaal 21 vakantiedagen heeft opgebouwd en daar inmiddels 10 dagen van heeft opgenomen. Daarnaast heeft hij in voorgaand jaar (2018) niet al zijn wettelijke vakantiedagen opgemaakt en heeft daar nog 13 dagen van over. Simon is daarmee van mening dat hij nog 24 vakantiedagen uit kan laten betalen bij zijn uitdiensttreding.

 

“De resterende 13 wettelijke vakantiedagen die Simon heeft opgebouwd in 2018, zouden per 1 juli 2019 vervallen volgens de vakantiedagenregeling”, geeft de klant aan. “En heeft u hem hierover geïnformeerd?”, is onze eerste vraag. “Jazeker, wij hebben de medewerker schriftelijk op de hoogte gesteld dat zijn openstaande vakantiedagen van 2018 per 1 juli 2019 zullen komen te vervallen”. Een juiste stap van de klant om zijn medewerker te informeren. Echter recente uitspraken van het Europese Hof van Justitie (hierna: “het Hof”) beschrijven dat dit tegenwoordig niet meer voldoende is.


“Heeft u deze medewerker ook vooraf geïnformeerd over het vervallen van deze vakantiedagen?”. Nee, dat heeft de klant in dit geval niet. Daarnaast geeft de klant aan dat het verval van vakantiedagen per 1 juli van het komende kalenderjaar beschreven staat in het arbeidsvoorwaardenreglement. Dit is echter niet voldoende om de vakantiedagen van deze medewerker te mogen laten vervallen, en dit bespreken we dan ook met onze klant. “Als werkgever wordt er een inspanningsplicht van u verwacht met betrekking tot het opnemen van vakantiedagen, voordat u het recht heeft deze te laten vervallen”.

 

Naar aanleiding van de recente uitspraken van het Hof is duidelijk geworden wat er onder de inspanningsplicht van de werkgever wordt verstaan. De werkgever dient zijn medewerkers de mogelijkheid te geven de wettelijke vakantiedagen met behoud van loon op te laten nemen. Indien nodig, kan er zelfs een formeel beroep gedaan worden op de medewerker om zijn vakantiedagen op te nemen. Wanneer dit niet gebeurt, komen de vakantiedagen pas te vervallen als de werkgever kan aantonen dat zij zich heeft ingespannen om de medewerker deze vakantiedagen op te laten nemen. Hierbij ligt de bewijslast bij de werkgever en niet bij de medewerker. Het is belangrijk dat de medewerker tijdig én proactief geïnformeerd wordt over zijn nog niet opgenomen vakantiedagen, en de consequentie van verval van deze vakantiedagen. Is dit niet gebeurd, dan komen de openstaande vakantiedagen niet te vervallen per 1 juli van het opvolgende jaar, maar geldt de wettelijke verjaringstermijn van vijf jaar. Als de werknemer dan uit dienst gaat, moeten de openstaande vakantiedagen worden uitbetaald.

 

Omdat de klant niet kan aantonen dat deze zich actief heeft ingespannen om de medewerker vakantiedagen op te laten nemen, heeft onze klant uiteindelijk 24 vakantiedagen uitgekeerd aan de vertrekkende medewerker. “Hoe kan ik dit in het vervolg voorkomen?”. Ons advies richting de klant was om zijn medewerkers aan het einde van het jaar op de hoogte te brengen van hun openstaande vakantiedagen. De werkgever dient de medewerker aan te moedigen om de vakantiedagen alsnog op te nemen en de consequenties van het vervallen van deze vakantiedagen met hen te bespreken wanneer zij dit niet doen. Indien de medewerker besluit geen gebruik te willen maken van de openstaande vakantiedagen, dan dient de werkgever dit goed vast te leggen. Dit is dan ook onze belangrijkste tip aan klant.

 

Speelt bij u ook een dergelijke situatie, of wilt u meer weten over het verval van vakantiedagen? Onze HR Adviseurs helpen u graag verder!

Terug