Is uw vaste kostenvergoeding nog op orde?

Belastingadvies 28 mei 2019 3 min. leestijd

De Belastingdienst heeft onlangs aangegeven meer aandacht te zullen gaan besteden aan vaste kostenvergoedingen die veel werkgevers maandelijks aan hun werknemers geven. Het komt nog steeds voor dat de vaste kostenvergoeding niet voldoet aan de fiscale voorwaarden. De vaste kostenvergoeding wordt in een dergelijke situatie dan als belast loon aangemerkt waarover u als werkgever loonheffingen bent verschuldigd. Maar hoe zat het ook al weer met de fiscale voorwaarden?

 

Door het werken met een vaste kostenvergoeding bent u als werkgever verlost van de maandelijks terugkerende declaraties. Om een vaste kostenvergoeding onbelast aan uw werknemers te kunnen geven, moet deze vóór het moment van uitbetaling naar aard (= soort kosten) en omvang (= hoogte van de kosten) zijn gespecificeerd en bestaan uit kosten waarvoor u als werkgever een onbelaste vergoeding kunt geven. Dit kunnen gerichte vrijstellingen zijn, zoals bijvoorbeeld zakelijke lunches, vakliteratuur en internet, maar ook intermediaire kosten, zoals bijvoorbeeld was- en parkeerkosten voor de auto van de zaak en externe representatiekosten of kosten ten laste van de vrije ruimte (= 1,2% van het belastbare loon).

 

Om een onbelaste vaste kostenvergoeding te kunnen geven, moet u als werkgever vooraf een onderzoek doen naar de werkelijke kosten waarvoor u nu een vaste kostenvergoeding wilt geven. Een dergelijk onderzoek bestaat veelal uit een steekproef, waarbij een geselecteerde populatie van uw werknemers die vanuit kostenoogpunt in een soortgelijke situatie verkeren (= homogene groep), bijvoorbeeld buitendienstmedewerkers, drie maanden lang bijhoudt welke kosten zij maken en deze kosten ook onderbouwen met bonnen en/of facturen. Grote en/of incidentele kosten kunnen overigens niet in een vaste kostenvergoeding worden opgenomen en zouden nog steeds op declaratiebasis moeten worden gedeclareerd. De vaste kostenvergoeding moet dan uiteindelijk in lijn zijn met de uitkomsten van deze steekproef. Indien de kosten voorheen altijd op declaratiebasis werden vergoed, is het houden van een steekproef uiteraard niet nodig. Het houden van een steekproef is ook niet aan orde als de vaste kostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte wordt gebracht. Kosten die u als werkgever niet onbelast aan de werknemer kunt vergoeden, kunnen ook niet worden ondergebracht in een vaste kostenvergoeding.

 

Aanvullend declareren van kosten die in de vaste kostenvergoeding zijn opgenomen is in beginsel niet toegestaan. Slechts ingeval van intermediaire kosten is het onder voorwaarden mogelijk om nog aanvullend te declareren. Ingeval uw werknemer ziek wordt, mag de vaste kostenvergoeding in de maand van ziekmelding en de daaropvolgende maand nog onbelast worden uitgekeerd. Daarna is dit nog uitsluitend mogelijk ingeval van kosten die ook tijdens de ziekteperiode nog doorlopen, zoals abonnementskosten, dan wel indien de vaste kostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte wordt gebracht.

 

Het werken met een vaste kostenvergoeding kent dus de nodige uitdagingen en leidt regelmatig tot een discussie met de Belastingdienst. Mocht u meer willen weten over de vaste kostenvergoeding, neem dan gerust contact met een van onze loonheffingenspecialisten.

Terug