De anonieme werknemer: opsporing verzocht

Belastingadvies 27 november 2019 3 min. leestijd

Als werkgever heeft u de plicht om nieuwe werknemers die u in dienst neemt te identificeren en alle benodigde gegevens voor de personeelsadministratie te verzamelen. Doet u dit niet of heeft u niet alle gegevens overgenomen in uw loonadministratie, dan zijn uw werknemers voor de belastingdienst anoniem en is op deze werknemers het zogenoemde anoniementarief van 52% van toepassing. Er kan dan geen gebruik worden gemaakt van de loonheffingskorting en tevens gelden de premiemaxima voor de werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw dan niet. In dit artikel willen wij u een aantal aandachtspunten meegeven waarmee u de toepassing van het anoniementarief kunt voorkomen.

 

Identificeren van de werknemer

Voordat een nieuwe werknemer bij u gaat werken, moet u de identiteit van uw nieuwe werknemer vaststellen. Dit doet u door te controleren of het geldige legitimatiebewijs inderdaad van de desbetreffende werknemer is. Daarnaast moet u een goed leesbare kopie van het legitimatiebewijs, inclusief de achterzijde met het Burgerservicenummer in uw administratie bewaren. Let op: een rijbewijs is voor de identificatie van uw nieuwe werknemer niet voldoende.

 

Gegevens van uw werknemer verzamelen

Nadat u uw werknemer heeft geïdentificeerd, moet u in beginsel alle gegevens van de werknemer verzamelen die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing. Dit betekent dat u in ieder geval de beschikking moet hebben over de NAW-gegevens en het Burgerservicenummer van de werknemer. Daarnaast is het van belang dat de werknemer aangeeft of de loonheffingskorting mag worden toegepast. Zonder deze gegevens kunt u niet de reguliere loonheffingstabellen gebruiken.

 

Bovenstaande gegevens moeten door uw werknemer, voorzien van datum en handtekening, op papier of digitaal aan u worden aangeleverd. Als het zogenoemde “model opgaaf gegevens voor de loonheffingen” (in de volksmond “loonbelastingverklaring” geheten) niet is gedateerd of als de handtekening ontbreekt, heeft u niet voldaan aan uw administratieverplichtingen en moet u het anoniementarief toepassen. Let op: u moet de gegevens vóór of op de eerste werkdag hebben ontvangen.

 

Fiscale woonplaats

Sinds 1 januari 2019 is het van belang dat u als werkgever het juiste fiscale woonadres van uw werknemer in uw loonadministratie opneemt. Dit kan zowel een Nederlands adres als een buitenlands adres zijn. De fiscale woonplaats wordt over het algemeen bepaald aan de hand van relevante feiten en omstandigheden die bij u bekend zijn. Mocht u twijfelen aan de woonplaats van uw werknemer, dan is het mogelijk om uw werknemer een zogenoemde “woonplaatsverklaring” te laten aanvragen.

 

Uitzonderingen

In sommige gevallen kan van de bovenstaande regels worden afgeweken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een herstructurering waarbij er formeel bezien sprake is van een nieuwe werkgever. In die gevallen hoeft de nieuwe werkgever niet opnieuw de gegevens van de werknemer op te vragen, mits hij deze gegevens van de oude werkgever heeft gekregen en in zijn eigen administratie opneemt. Een andere uitzondering kan worden gemaakt als er sprake is van een zogenoemde “samenhangende groep inhoudingsplichtigen” (“SGI”). De SGI kunt u bij de Belastingdienst aanvragen en wordt bij beschikking vastgesteld. Als een werknemer binnen de SGI van werkgever wisselt, hoeft de nieuwe werkgever niet opnieuw de identiteit van zijn werknemer vast te stellen.

 

Heeft u nog vragen over het anoniementarief? Neem dan gerust contact op met één van onze adviseurs.

 

Terug