Administratie van levensbelang voor een onderneming

Administratie van levensbelang voor een onderneming
Accountancy 28 november 2018 4 min. leestijd

Je bent als ondernemer natuurlijk het liefst bezig met je passie, het ondernemen. De administratie wordt vaak als noodzakelijk kwaad gezien, maar is wel van levensbelang voor de onderneming. Hoe weet je anders hoe je onderneming er financieel voor staat?

 

Veel bedrijven voeren nog een inefficiënte papieren administratie. Zo ook bij een onderneming waar een heel bureau vol met papieren stapels aangetroffen werd. Per mail ontvangen inkoopfacturen werden uitgeprint, urenbriefjes werden handmatig ingevuld en ter accordering bij de leidinggevenden neergelegd. Een en ander bleef soms dagen liggen. Hierdoor was de administratie niet “up to date”, was er geen inzicht in de resultaten en werden uitgaande verkoopfacturen niet opgesteld. Daarnaast werden er ook veel gegevens dubbel en inefficiënt ingevoerd. Zo werden de geregistreerde uren, na accordering, door de administrateur handmatig ingevoerd in de administratie. Ook het offertetraject was omslachtig. De calculatie geschiedde in Excel, de offerte in Word en na acceptatie van de offerte werden alle gegevens handmatig in de administratie gezet.

 

Begin met digitalisering van de inkoopfacturen van je leveranciers. Vraag dus aan je leveranciers om de facturen ook digitaal aan te leveren. De facturen kunnen vervolgens eenvoudig digitaal verwerkt en geautoriseerd worden door middel van een speciaal ingerichte autorisatie-workflow. Voorkom dubbele invoer van de uren door ook de urenregistratie te digitaliseren. Uren worden dagelijks vastgelegd op de diverse projecten of op een indirecte urencode. Autoriseren kan ook digitaal, waarna resultaatanalyse en facturatie kan plaatsvinden. Voor offertes zijn er uitstekende CRM-pakketten beschikbaar, waarbij de van belang zijnde offertegegevens tevens worden overgenomen in de projectadministratie. Zo leg je ook deze gegevens overzichtelijk vast in één systeem zonder dubbele vastleggingen.

 

Door de administratie maximaal te digitaliseren en de administratieve processen zo efficiënt mogelijk in te richten, maak je het jezelf makkelijk. Je administratie is dan ook geen noodzakelijk kwaad meer, maar een dankbaar hulpmiddel voor je bedrijfsvoering.

Terug