Sumus Nr: 3 2011

Wanneer overstappen naar de werkkostenregeling?

De per 1 januari 2011 in werking getreden werkkostenregeling verandert de fiscale behandeling van alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Het nieuwe systeem is pas verplicht vanaf 1 januari 2014. Wanneer kunt u het beste overstappen naar de nieuwe regeling?

Onder de nieuwe werkkostenregeling mag de werkgever onder bepaalde voorwaarden maximaal 1,4% van de totale loonsom onbelast aan werknemers vergoeden of verstrekken. Het meerdere is belast tegen 80% loonbelasting in de eindheffing.

Ingangsdatum
Tussen 2011 en 2014 staat het de werkgever vrij om de bestaande regeling of de nieuwe regeling toe te passen. Voordat u beslist wat de meest voordelige ingangsdatum is, moet u inzicht krijgen in het huidige kostenplaatje van het arbeidsvoorwaardenpakket. Er moet uit een inventarisatie en fiscale analyse naar voren komen of het interessant is om voor 2014 over te stappen op de werkkostenregeling. In dit kader geldt zeker: meten is weten. U kunt tegelijkertijd ook bekijken of u kosten kunt besparen, door het arbeidsvoorwaardenpakket voor de toekomst anders in te richten.

Complex traject
Het invoeren van de nieuwe regeling is een complex traject. Het neemt, afhankelijk van de bedrijfsomvang, enige weken tot enige maanden in beslag. Een goede samenwerking tussen de afdelingen P&O, Financiën en Salarisadministratie is hierbij essentieel. Deze moeten, al dan niet samen met een externe adviseur, zorgdragen voor de inventarisatie, de analyse, het nieuwe arbeidsvoorwaardenbeleid en de implementatie. Voldoende vakinhoudelijke expertise met betrekking tot de loonbelasting en het arbeidsrecht is hierbij essentieel.

Communicatie
Bij het invoeren van de werkkostenregeling is een goede interne communicatie belangrijk. Zo moet de ondernemingsraad bij het invoeren worden betrokken en moeten de werknemers goed worden geïnformeerd over de gevolgen van de werkkostenregeling.

Kosten monitoren
Om na invoering van de werkkostenregeling onaangename financiële verrassingen te voorkomen, moet de werkgever de kosten van de regeling goed monitoren. De administratieve processen moeten voor de implementatie worden aangepast. Deze processen hebben niet alleen betrekking op de salarisadministratie, maar bijvoorbeeld ook op de procedures voor declaraties, het bestellen van een fiets van de zaak, het verstrekken van een mobiele telefoon, etc.

Invoeren per 1 januari 2012?
Het is zonde om een kostenbesparende maatregel later dan wellicht goed voor uw bedrijf is in te voeren. Wilt u de mogelijkheden van het invoeren van de werkkostenregeling per 1 januari 2012 bespreken? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met mr. Fabiënne Hol-van Goethem.